O aumento da exigência dos consumidores e da competitividade do mercado têm sido a motivação de muitas empresas para investir em uma gestão de indicadores, afinal, como bem diz o ditado, “O que não é não é medido, não pode ser melhorado”. Dessa forma, é importante ressaltar que a utilização desse modelo de gestão é fundamental para o sucesso e crescimento sustentável de um negócio.
Os indicadores servem como faróis que indicam, com base nos resultados e metas, como está o alcance dos objetivos traçados e o desempenho dos processos. Esses devem ser utilizados para potencializar a tomada de decisão, definir estratégias e, posteriormente, avaliar efetividade delas.
Com a utilização desse modelo, as estratégias passam a ser mais assertivas, já que o gestor consegue escolher um foco para agir, mediante a visão que ele passa a ter dos resultados do negócio. Assim, os recursos passam a ser melhor aproveitados, os processos otimizados e, como consequência, é obtido um aumento da produtividade.
Porém, é importante lembrar que após a definição dos indicadores, o ciclo: gerenciar, monitorar e revisar deverá estar sempre sendo realizado para garantir que está sendo feito o acompanhamento do desempenho da empresa e os ajustes em visões que auxiliem na gestão.
Quais as Vantagens de adotar a gestão de indicadores?
- Melhor aproveitamento dos recursos: Com o monitoramento dos indicadores é possível definir em quais atividades focar e traçar ações para melhoria dos resultados, com base nisso é possível planejar, por exemplo, a quantidade de insumos necessárias ou disponibilidade de horas de uma equipe de trabalho;
- Tomada de decisão mais assertiva: As ações e melhorias são planejadas com base nos resultados apresentados nos indicadores;
- Otimização de Processos: Cada setor passa a ter como referência seus indicadores, de modo a direcionar as melhorias que precisam ser realizadas e avaliação de processos que não agregam valor;
- Ganho de Produtividade: A partir do monitoramento dos indicadores é possível realizar a otimização das ações da operação e dar foco ao que gera valor, tendo como consequência o aumento da produtividade;
- Elevação do Nível de Competitividade: Ter uma visão geral do desempenho do negócio potencializa e direciona as decisões, gerando oportunidades para realização de projetos estratégicos, além de melhorias de processos que darão diferenciais competitivos para empresas no mercado em que estão inseridas.
Como implementar a gestão de indicadores?
Agora que está claro o que são indicadores e a importância deles em um negócio, é hora de entender o que precisa ser feito para implementá-los. Embora pareça complexo, à seguir serão apresentados 4 passos que tornarão o processo mais simples.
1. Criar uma estratégia
Antes de definir os resultados almejados, é importante saber qual o caminho que será seguido. Dito isso, é o momento de escolher qual será a metodologia utilizada, tornando o processo de implantação claro e objetivo, evitando perda de tempo com retrabalhos e insucesso por falta de alinhamento com o modelo de negócio da organização.
É nesse momento que também devem ser definidas as responsabilidades dos gestores e demais colaboradores, estabelecendo assim um clima de integração que irá guiar todos para um objetivo comum. Devem ser realizadas ações de engajamento que mantenham todo o time motivado e focado no processo, além de realizar nivelamento de conhecimento para que todos possam crescer juntos.
Todos as definições realizadas e com um objetivo comum e claro, é o momento de dar mais um passo e iniciar a definição dos indicadores.
2. Definir indicadores
Inicialmente é necessário entender o que precisa ser acompanhado. Para isso, converse com os líderes de cada área e listem quais os números que eles costumam acompanhar e registre informações importantes como:
- Periodicidade de coleta e análise: Diário, Semanal, Mensal, Anual e entre outros;
- Fórmula de cálculo: Como é apresentado o resultado – Número Bruto ou Combinação de dados tratados;
- Fonte de dados: Sistemas, planilhas, anotações e entre outros;
- Responsáveis: Que realiza a coleta e responde pelo resultado do indicador.
Nesse momento é importante coletar o máximo de informações possíveis, para que depois seja realizada a classificação desses em estratégicos, táticos e operacionais. Isso dará uma visão de hierarquia de responsabilidade, auxiliando no acompanhamento dos resultados e realização de ações para melhoria dos resultados pelos responsáveis de cada nível.
Definido os indicadores e realizada a comunicação aos envolvidos, é o momento de estabelecer as metas.
3. Estabelecer metas
Seja com a utilização da base histórica de resultados como referência ou objetivos estratégicos traçados pela gestão, é necessário definir uma meta para cada indicador. Essa poderá variar no decorrer do ano, visando atender a um comportamento sazonal e no final do ano chegar a um resultado no final, ou se repetir mês a mês.
A partir dessa definição e alimentação dos indicadores, sempre que o resultado for apresentado, será possível observar se houve ou não o cumprimento da meta estabelecida. Assim, servindo como um farol, será possível focar nos casos em que o objetivo não foi alcançado.
Dessa forma, ao tomar a decisão de implantar esse modelo de gestão, se faz necessário avaliar e definir qual a forma de apresentação desses resultados. Atualmente estão sendo muito utilizadas soluções de Business Inteligence, além de outras ferramentas disponíveis no mercado com inteligência e automação para auxiliar nesse processo.
Após a realização das definições e alinhamentos, deve-se então implantar de fato o modelo de gestão e seguir um ciclo de melhoria contínua.
4. Gerenciar, Monitorar e Revisar
Diversos são os casos de implantação de ferramentas, modelos de gestão, sistemas e entre outros recursos que, devido a falta de acompanhamento, acabaram deixando de ser utilizados. Com o objetivo de evitar que essa história se repita e visando acompanhar as movimentações do mercado, se faz necessário o comprometimento da gestão e de todos os envolvidos com a realização do ciclo de Gerenciar, Monitorar e Revisar.
Com um tempo, indicadores que inicialmente são de grande relevância, dão lugar a outros que surgem diante de uma mudança no negócio. A transformação digital tem sido um grande aliado e ao mesmo tempo desafio para as empresas diante do grande volume de dados que é gerado a todo momento, além da constante mudança nas exigências dos clientes.
DICA: Ferramentas que auxiliam na gestão
Em posse dos indicadores e resultados, é hora de juntar o time e analisar! Para isso, a utilização de ferramentas poderá ser um diferencial e otimizar esse processo. A seguir, serão apresentadas algumas sugestões.
1. Diagrama Ishikawa: Também conhecido como Causa e Efeito ou ainda Espinha de Peixe, deve ser utilizado em discussões para separar as possíveis causas de algo considerando 6 categorias: máquina, materiais, mão de obra, meio ambiente, método e medidas, tornando a discussão mais objetiva;
2. Porquês: Após a exposição do problema, deve ser realizado o primeiro questionamento com um “Por que” e a cada resposta um novo “Por que” deverá ser dito. Com isso, espera-se ter como resposta a causa raiz do problema e não sentimentos ou informações superficiais;
3. 5w2h: Identificada a(s) causa(s) do problema, é o momento de definir o que será feito, de modo a obter uma lista de tarefas com responsáveis e outras informações que auxiliaram no acompanhamento da realização e da eficácia delas. Nesse caso, esse plano de ação será composto pela resposta das perguntas: Quem (Who), O que (What), Onde (Where), Quando (When), Por quê (Why), Como (How) e Quanto (How Much).
Considerações Finais
A gestão de indicadores deve ser uma grande aliada do negócio. A utilização de sistemas e soluções que concentrem os dados em um único lugar possuem grande relevância na garantia do sucesso desse modelo de gestão. Além disso, ter clareza das informações e do processo, dará ao gestor confiança para tomar decisões mais assertivas.
Capacitar as pessoas e deixar claro o objetivo de todo esse processo, assim como os objetivos e metas do negócio, são pontos indispensáveis para que todos se comprometam em alcançar o resultado.
Por fim, a utilização de ferramentas para tornar o monitoramento mais efetivo e as ações mais assertivas, garantindo clareza e acompanhamento da execução, são muito importantes nesse processo e não se deve deixar de investir nisso.
